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规章制度  
华泽公司会议管理制度
来源:山东华泽精密模塑有限公司  |  浏览:1770次  |  发布日期:2016-05-21
会议管理制度
 
1.0 目的
为提高会议的质量和效率,规范与会议有关事项的管理,特拟定本制度。
2.0 范围
2.1公司例会、部门例会、专题会议、临时会议等。
2.1.1公司例会:原则上固定于每周一或开班第一天上午9:00召开,要求公司总经理、各部门经理助理以上人员参加,特殊情况临时通知。
2.1.2部门例会:原则上固定于每周公司例会召开之后,要求部门班组长(含)以上人员参加,必要时可适当扩大范围。
2.1.3专题会议:指由相关部门(或人员)组织的针对专项问题的会议,会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。
2.1.4临时会议:根据会议要求临时确定会议议题,临时通知召开会议。
3.0
3.1会议发起人
3.1.1确定会议主题;
3.1.2确定会议主持人、参加人员;
3.1.3发起跨部门临时会议需经理级以上领导批准。
3.2会议主持人
3.2.1确定会议通知人、记录人;
3.2.2确定会议议程;
3.2.3准时召开会议,控制会议节奏与时间,把握会议内容不偏离主题;
3.2.4确保会议不受干扰,主动制止和处理干扰会议的行为,例如:窃窃私语﹑无精打采,故意刁难﹑恶意攻击、逃避责任﹑专横自大等行为;
3.2.5发挥群体力量,确保与会人员充分发表意见,增加与会人员对会议决议的支持;
3.2.6 确保会议结束时形成会议决议事项,同时明确责任与完成时限;
3.2.7会议召开时间及议程变更的事前协调;
3.2.8会议纪律的监督、违规行为的及时处理;
3.2.9会议记录的审核、签发;
3.2.10会议决议事项的跟进执行、效果验证。
3.2.11会议结束时公布本次会议违规和处罚情况或要求稽核人员公布违规和处罚情况。
3.3会议通知人
3.3.1发出会议通知(注:公司固定召开的例会,除临时变更外,不另行通知)。
3.3.2会议通知一般采用电话、微信、书面、当面通知等形式,确保通知到参会人员。
3.3.3会议开始前准备会议资料,并分发到相关与会人员(无会议资料的可不发)。
3.3.4异常状况发生导致不能按时参加会议或会议不能按时进行时,10分钟内知会会议主持人;
3.3.5各种例会因故取消或延迟,须提前20分钟通知相关人员。
3.4会议记录人
3.4.1提前10分钟做好会场准备,会议结束后及时整理会场;
3.4.2组织签到(列席人员不需签到),发放并收回《会议签到表》,在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况;
3.4.3现场记录会议内容;
3.4.4会议结束后1个工作日内整理完成会议记录、决议,报主持人审核并发放各相关部门、人员或工作群内。
3.4.5会议结束时做好会议违规处罚记录。
3.5参会人员
3.5.1准时参加会议,因临时突发事件不能准时参加或缺席的,提前30分钟向会议主持人请假,并委派职务代理人员参加,确保本部门有一人到会;
3.5.2事前准备会议相关资料和发言内容;
3.5.2 严格遵守会议纪律,听从会议主持人安排;
3.5.3紧急会议在会后4个工作小时内向下属传达会议精神,非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神;
3.5.4按会议决议规定,落实会议决议。
4.0会议纪律
4.1与会人员参加会议时要携带笔记本、笔及会议相关资料,并提前做好发言准备;
4.2与会人员应提前3分钟到达会场完成签到,做好会议准备;
4.3会议期间将手机关机、设为静音或调为振动状态,严禁手机响铃;
4.4会议期间严禁拨打或接听电话,如遇紧急来电必须接听时,要举手向主持人请示,同意后方可离开会场接听;
4.5与会人员遇突发事件急需离场处理时,举手向主持人请示,主持人同意后方可离开;
4.6 与会期间要保持良好的精神状态,坐姿端正,发言时声音洪亮,条理清晰,内容简洁;
4.7会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜;
4.8需要发言时,举手并征得主持人同意后方可发言或在主持人安排下发言;
4.9 与会人员若违反上述规定,主持人要及时提醒和制止。
5.0管理办法:
5.1会议迟到、早退者,乐捐10元/次,无故不参加会议者,乐捐50元/次。
5.2凡会议期间手机铃声响或未经主持人同意在会场接听电话的,乐捐10元/次。
5.3会议进行时在会场内抽烟、来回走动、交头接耳、打瞌睡、随意离开会场的,出现一次,乐捐10元。
6.0附则
6.1本制度由行政办公室负责制订、修改、解释;
6.2本制度自颁布之日起生效,其他文件与此相冲突者,一律依本规定执行。
7.0相关表单
7.1《会议签到表》
7.2《会议纪要》
 
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